Quer aumentar sua produtividade? Organize seus arquivos!

27 de abril de 2014

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No mercado de trabalho, uma das características mais valorizadas pelos gestores de empresas é a capacidade de organização de seus funcionários. Manter tudo sob controle faz a diferença quando é preciso encontrar algo importante sem perdas de tempo. Com a implementação de novas tecnologias nas empresas e processos digitalizados, arquivos dentro do computador também merecem atenção em sua organização.

O processo de organização dos arquivos pode ter início na área de trabalho. A orientação é não salvar por lá arquivos, fotos, vídeos, textos, para não ocasionar confusão de conteúdos e deixar a máquina mais lenta. Armazenar tudo em seus devidos lugares e com nomeação precisa torna pesquisas mais fáceis, sem o risco de perder arquivos importantes, que podem ser necessários a qualquer momento.

A regra também vale para e-mails. Na rotina de profissionais de Comunicação, há uma certa inconstância no tráfego de mensagens: em alguns dias ele é mais calmo, mas há períodos em que esse meio é bastante utilizado, com a comunicação feita através de diversos contatos, e inserindo nas caixas de entrada mensagens correspondentes a diversos assuntos. Para mantê-los em ordem e evitar problemas, o ideal é separá-los por tema ou promover acordos para que sejam direcionados de forma coesa.

Quem utiliza um dispositivo por longos períodos pode ter, em seus sistemas, muitos arquivos importantes, que integram portfólios, trabalhos e projetos. Todos, no entanto, estão sujeitos a riscos, e para evitá-los o ideal é realizar uma cópia do que for importante, mantendo em um local seguro – o processo é chamado de backup. Assim, o armazenamento é feito em dois ou mais lugares diferentes e há uma segurança maior.

Você tem alguma dica ou experiência acerca de organização de arquivos dentro do computador? Escreva nos comentários!

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Henry Carroll na FAPCOM

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